miércoles, 25 de abril de 2018

Gestión de Reuniones vs Reunionismo


Por Alejandro Ruiz Balza



En este post se describe brevemente las características de un fenómeno extendido en la actualidad en muchas organizaciones: el Reunionismo y se recuerda que las reuniones no se gestionan solas y que existe una modelo de gestión comunicacional para las mismas.

En las organizaciones contemporáneas el tiempo de reuniones muchas veces no deja tiempo para cumplir con las tareas individuales. A esta nueva patología organizacional extendida se la denomina comúnmente “Reunionismo”.

Muchos de los CEOs, Gerentes de Recursos Humanos y miembros de todos los niveles de múltiples organizaciones consultadas se refieren describen a este fenómeno como exceso de reuniones extensas e improductivas caracterizadas por:

1- Asumir que se gestionan solas: juntarse no es reunirse;

2 - Convocar y/o concurrir a una reunión desconociendo el orden del día para la misma y/o llevando un tema por asistente;

3 - Informar de una decisión inamovible y ya en marcha;

4 - Asumir que la duración de la reunión es ilimitada y que es lo único que deben realizar los asistentes en su jornada laboral;

5 - Dada la extensión ilimitada permitir la utilización de smartphones durante la reunión;

6 - Realizar la reunión en cualquier sector de la organización sin relacionarlo con el orden del día;

7 - No registrar en una síntesis operativa de lo tratado y/o  no distribuirla entre los asistentes.

Existen diversos tipos de reuniones: de información, de formación, de reflexión, de trabajo, de funcionamiento, de toma de decisiones, de investigación, etc.,  para evitar en todos los casos el reunionismo la Comunicación Profesional provee un Modelo de Gestión de Reuniones que aplicado correctamente facilita optimizar el tiempo dedicado a dichos encuentros.