jueves, 13 de enero de 2011

Comunicación, Ceremonial y Protocolo

Por Karina Aphal

Ceremonial y Protocolo son términos que, con frecuencia, se utilizan como sinónimos. Sin embargo, actualmente existe cierto consenso entre los autores contemporáneos para establecer una pequeña distinción.

El término Ceremonial proviene del latín caeremoniālis. El Ceremonial abarca al conjunto de prácticas habituales y formalidades que se cumplen en cualquier acto público y solemne (por más informal que este fuere, hay ciertos códigos y rituales compartidos propios de cada acontecimiento).

Y el término Protocolo, procede del latín protocollum, que a su vez procede del griego (de protos, primero y kollom, pegar, y refiere a la primera hoja pegada con engrudo). El Protocolo comprendería aquellas normas de procedimientos requeridas para la aplicación del Ceremonial según las características particulares de cada evento.

Los elementos constitutivos del Ceremonial podrían agruparse en los siguientes ejes temáticos:

1)Espacio-Temporales: materiales (escenografía, mobiliario, decoración, símbolos) e inmateriales (música, olores, iluminación, efectos especiales) que darán las condiciones estéticas propias a cada evento.

2) Personales: la etiqueta o signos de identidad que individualizan y/o al tiempo socializan a los participantes en un acto (perfume, ornamentos, vestimenta, gestualidad, entre otros).

3) Normativos: las reglas de ordenación en el espacio - tiempo que rigen en los distintos ámbitos en que tienen lugar estas ceremonias, especialmente la legislación de protocolo en la vida pública oficial y las normativas internas de otras organizaciones.

Desde muy pequeños comenzamos a tener contacto con diversas pautas sociales y normas de comportamientos. Con la creación de la corte, el auge de los buenos modales fue glosado por trovadores y novelas de caballería donde se daban consejos sobre cómo ser una dama o un caballero educado.

En este sentido, se entiende por Protocolo a aquel conjunto de reglas que se aplican para organizar y administrar las relaciones sociales, destacar la representatividad de una posición y el respeto que se le reconoce a quienes cumplen determinadas funciones otorgando así a cada uno el lugar que le corresponde y el marco adecuado por aquello que representa o simboliza.

En el ámbito organizacional, con frecuencia se desarrollan actividades extraordinarias de interés para su entorno por tratarse de excelentes ocasiones para difundir identidad y mensajes institucionales, identificar sus públicos y crear o potenciar alianzas institucionales.

Para que los objetivos propuestos sean alcanzados, la organización de estos eventos requiere cierta rigurosidad en cuanto a la implementación de una serie de técnicas que facilitarán – además de la organización de la actividad propiamente dicha- la correcta aplicación de los sistemas ceremoniales y las normas protocolares que definen la identidad organizacional.

Así, en la organización de eventos corporativos conviene que el responsable de la comunicación institucional –además de conocer la diferenciación de éstos con otros tipos de eventos – tenga en cuenta a la hora de configurar el mensaje que desea transmitir ya sea a través de los discursos, videos, publicaciones institucionales, etc., recursos y contextos clave como de la retórica no verbal de las ceremonias, el lugar específico en que se produce la interacción, las similitudes y diferencias entre los participantes, actores clave, etc., la clara programación de los sucesos en el tiempo, para no perder de vista y aprovechar al máximo el potencial del espacio, el tiempo y los signos corporales como metasistema de comunicación.