domingo, 8 de febrero de 2009

Coordinación de Proyectos en el Campo de la Comunicación

Por Celeste Neyra

Cuando nos enfrentamos al desafío de llevar adelante un Plan de Comunicación, una Campaña, algún Evento u otro proyecto contamos con la confluencia de múltiples actores, recursos, tareas que deben ser gestionadas en un tiempo específico y con un presupuesto determinado.

En este sentido, hoy las organizaciones acostumbran cada vez más a tercerizar el rol del Project Leader, Coordinador de Proyecto, Project Manager o Líder de Proyecto. Es decir, la persona encargada de llevar a punto los objetivos, en tiempos y coordinando finitas pero no pocas cuestiones.

Si bien existen diversas herramientas técnicas (software, planillas, etc.) que asisten en esta tarea, la coordinación requiere que quien está a cargo del proyecto tenga una visión panorámica del mismo, encontrando así soluciones donde otros no las vieron, por ejemplo integrando actores que no habían entrado en el plan, teniendo una lista propia de proveedores ágiles y eficaces, escuchando a las distintas partes e identificando los puntos de acuerdo.

Pero, ¿qué es lo que no podemos obviar si nos toca asumir este rol?

Identificación del Público al que el proyecto se dirige:

Tenerlo presente, ponernos en su lugar cada vez que se planifica una acción, una comunicación, una pieza, etc. y entender si éstas son adecuadas.

Expresar por escrito la definición del público, describiendo cada audiencia que sea objetivo del proyecto y las que deben estar “informadas” o son cercanas al mismo y debemos tener presentes.

Asegurarnos que todas las audiencias están contempladas mediante las comunicaciones planificadas.

Llevar un control prolijo del Presupuesto: Si bien no somos contadores, debemos tener la información que a ellos les será necesaria.
Por ejemplo:

Importe y fechas de pago.

Empresa contratada.

Forma y comprobante de pago.

Definir el Equipo:

Establecer un primer grupo de personas que están directamente involucradas al proyecto, con un responsable por cada grupo (Dueños del proyecto, proveedores, personas de la organización directamente interesadas).

Luego, un segundo grupo de personas vinculadas que tienen algún nivel de decisión pero no participación activa en el proyecto.

Por último tener una agenda de todos los involucrados con los datos de contactos infaltables (mail, teléfono, celular, oficina).

Establecer un Calendario: más allá del formato o la metodología para expresar el calendario, lo importante es que no falten:Las fechas de cada una de las tareas.

Matriz de Tareas - Responsables - Fechas: se trata de facilitar la división entre nuestras tareas, lo que esperamos que otros nos entreguen y la puesta en marcha del proyecto (emisión de piezas, publicación de avisos, comienzo del evento, etc.).

Gestión y Seguimiento: tener presente las tareas y el estado de cada una. Por ejemplo, si tuviésemos que hacer una pieza de comunicación necesitaríamos contenidos, diseño, publicación o envío. Cada una de éstas sería una tarea a tener en cuenta por separado y el estado de resolución de cada una se puede medir en porcentaje o no medir si son cortas.

Informes: definir y completar los reportes que dejarán expresado el resultado del proyecto. Es importante tener establecido antes de comenzar cuál será la metodología que usaremos, ya que luego de finalizado el proyecto es muy difícil buscar la información si no la establecimos y la pedimos antes.

Y como siempre, nuestra creatividad es una fortaleza que debemos explotar al máximo para aportar desde innovaciones al proyecto hasta formas simples de resolver cuestiones administrativas o burocráticas.