lunes, 5 de mayo de 2008

Comunicación y Organizaciones VI: Exponer en Público

Por Celeste Neyra


Exponer en público y el manejo de una audiencia cuenta con especificidades. Podemos pensar en una primer diferencia según el expositor y el tipo de presentación de la que se trate. Inmediatamente debemos centrar nuestra atención en la audiencia destinataria para utilizar la forma de comunicación más acertada.

Por ejemplo, exponer en público es tan importante para un orador de una empresa comercial que presenta un proyecto ante colegas, como para un expositor de una organización social frente a un público interesado por su planteo. Sin embargo emisor, mensaje y receptor difieren considerablemente en ambos casos.

Una de las diferencias que a primera vista se presentan cuando el expositor es un integrante de una organización con fines no lucrativos y sociales es que puede caerse en la idea común que por el bien intrínseco a sus objetivos y el interés en común con el auditorio, la atención del público está garantizada.

Pero veamos que para ambos casos existen sugerencias que se pueden tomar en cuenta preparar una buena presentación y coordinar el diálogo con el auditorio, es decir, la necesidad de ser escuchado y que le presten atención al orador incumbe a todos el que quiera hacer una presentación para un determinado público, sin discriminar los objetivos de la organización.

Por eso a continuación se presentan una serie de tips que vale la pena tener en cuenta al momento de planificar una exposición o asesorar a un expositor:

-Hablar de forma positiva. Es decir evitar las negaciones o la explicación por lo que NO se está diciendo.

-Practicar la dicción de forma tal de lograr una clara pronunciación.

-Si incluimos lecturas, que sean sumamente breves. Ayuda calcular y controlar el tiempo que ocupen de forma de no superar lo previsto.

- El humor: es bueno generar una adecuada empatía con el público. El humor pude ser una excelente herramienta si se utiliza en su punto justo.

-Establecer contacto visual con el público mirando a diferentes personas de forma tal de abarcar el espacio del auditorio.

-Gesticular para acompañar lo que decimos.

-Ser claros y evitar iniciar subtemas continuamente. Evitar rodeos o “irse por las ramas”. Aunque estemos hablando, los párrafos cortos son útiles para ordenarnos y evitar irnos del tema.

-Acompañar las presentaciones de un soporte visual. El PowerPoint o programas similares son buenos ordenadores de la exposición. Es importante ser medidos con la cantidad de información que allí escribiremos.

Para la presentación en PowerPoint, transparencias o similares, es bueno tener en cuenta:

-Que las diapositivas tengan un diseño acorde a lo que se está expresando. Suelen existir plantillas predeterminadas de las organizaciones, así como hay hojas membrete. También puede pasar que tengamos una plantilla dedicada a un proyecto o producto específico.

-Los colores deben ser sobrios y evitar competir con el contenido y más aún con lo que se está diciendo oralmente.

-Las imágenes pueden ser ilustrativas o soporte de la argumentación. Pero contar a través de imágenes pude cansar al público.

-También debemos cuidar el tamaño de la tipografía que utilicemos: todo el público debe poder leer lo que estamos proyectando.

-Si usamos animaciones y transiciones, probemos que los tiempos sean los aptos para que el lector más lento pueda leer el contenido de cada diapositiva.

-El uso de los sonidos o la música debe ser mínimo y evitar interrumpir nuestra locución.

-Usemos la información suficiente, mínima y como apunte o titular de forma de que apoyen nuestra exposición pero evite repetir lo que decimos.

-El orden: En general se organizan con una presentación, un índice, un desarrollo y una propuesta de acción. Además pueden figurar los datos donde contactarnos. Y, por último: ¡Muchas Gracias!

Si bien existen muchas más recomendaciones, esta breve reseña nos ayudará a organizar la presentación propia o de otros… ¡Manos a la obra!