martes, 15 de abril de 2008

La Gestión de un House Organ

Por Mariano Wiszniacki

Si existe un producto o servicio tipo de la gestión en Comunicación Interna ese es el House Organ. Se trata de una revista o boletín de circulación para los públicos internos de una organización que contiene información sobre la misma y cuyo objetivo es (o debería ser) además de informar, generar un sentido de pertenencia y cohesión en los integrantes de esa organización, fomentando la participación.

De todos modos y aunque es una herramienta que se ha popularizado en el campo de la comunicación interna, lo primero que conviene realizar antes de desarrollar el House Organ, que demanda mucho tiempo, compromiso y trabajo, es un análisis de viabilidad, factibilidad y pertinencia de éste en la organización en la que estamos trabajando. Es decir, previo a lanzarnos a la “aventura” , evaluar los núcleos problemáticos a nivel de comunicación interna que están operando y determinar las vías adecuadas para intervenir sobre ellos.
Una planificación comunicacional falla si no contiene un buen diagnóstico que identifique y considere historia, debilidades, fortalezas y necesidades explícitas e implícitas. Varios procesos de gestión comunicacional caen en saco roto cuando se lanzan indiscriminadamente a implementar productos comunicacionales estandarizados como puede ser el House Organ si no le damos la impronta de la organización, sin tener en cuenta:

Las competencias lingüísticas y culturales de sus miembros.

Las posibilidades reales de distribución y llegada a todos.

La historia de la organización en su relación con su comunicación interna.

Las formas de utilización de los actores de la organización de medios y canales de comunicación.
El compromiso de la gerencia o consejos directivos de comunicar abiertamente información sobre objetivos y metas del plan de negocios.

Se puede agregar a este listado, un último aspecto que por ser tan fundamental a veces se pasa por alto que implica contar con el aval real de la gerencia o los consejos directivos para desarrollar un proceso de gestión de la comunicación interna, sin el cual tropezaremos a cada paso que demos.

Si se evaluaron todas estas cuestiones y decidimos implementar un House Organ, algunos elementos de fondo pueden sernos útiles. Estos son:

Utilizar un lenguaje coloquial, ágil, no excesivamente técnico y que sea pasible de ser leído por todos los públicos internos.

Llegar con la distribución a todos los integrantes de la organización sin excepción, inclusive si tiene personas que son empleadas en forma tercerizada.

Determinar secciones fijas y variables.

Incorporar datos sobre lineamientos de gestión y objetivos.

Incluir información sobre los miembros de la organización y eventos claves de sus vidas tales como casamientos o nacimientos. En algunos casos, si el espacio lo permite, los cumpleaños del mes, quincena o semana.

Debe verse reflejada la intención de convocar a la participación de los miembros de la organización.

Establecer herramientas para evaluar la respuesta de uso y niveles de satisfacción de los públicos con respecto al House Organ, como por ejemplo encuestas impresas y/o electrónicas.

Definir una regularidad periódica de salida de la revista y cumplirla.

Respetar la imagen de la organización y en cuanto a estilo de diseño, tipografías, colores, isologotipos, etc.

Innumerables otras ideas pueden sumarse como incluir una página de clasificados, presentar secciones que hablen de los hobbies o actividades privadas de los integrantes de la organización, difundir campañas solidarias y comunicar procedimientos de seguridad en el trabajo o consejos para la salud entre otras.

De todos modos y a modo de conclusión, debemos tener presente que el House Organ es una más de las herramientas de la comunicación interna, no la única y la que resolverá todos los núcleos problemáticos que involucran a la gestión y participación de los integrantes de una organización.